会社の健全性が保たれるためには、いろんな方法あるんですが、結構シンプルな方法でも可能だったりします。
それが「はんこや切手を使うときにはOOOに確認を」OOOは人物名が入ります、などの言葉です。これをハンコや切手のある場所にぺたっとしておくとか、通常鍵がかかっているのでそのデスクに貼っておくわけです。
この張り紙だけでいろんなことが読めます。
・ここに切手や判子があること
・切手やはんこが大事なこと
・大事なので鍵をかけてること
・確認しないで使っている人がいたこと
・確認すべき人は立場が管理者側になること、
・その人に総務事項・経理事項など確認すべきこと
・ちゃんと管理してるという会社側のスタンスが現れていること
・勝手に使ってはいけない、ということ。
これがないと新しく入ってきた方が、
・誰に聞けばいいかわからない
・許可が必要なのかわからない
・切手がないときにどうすればいいのかわからない
などになるわけです。
自社のことは「OOOと決まってます」と伝えないと他の会社とルールが異なることもあるのでわかりずらいため、ちゃんと明確にしたほうがいい、わけです。
ただのシンプルなことですが、結構理に適ってたりしますし、こういうことを徹底できている会社さんはいい会社さん。そんな気がします。
